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E-Mail-Archivierung gewinnt bei Unternehmen immer mehr an Bedeutung
30.04.2004 11:05 Uhr
Hamburg - E-Mails sind genauso wie Papierdokumente als Beweismittel vor Gericht gültig. IT-Abteilungen müssen jetzt rasch Vorkehrungen zur rechtskonformen Archivierung des E-Mail-Verkehrs treffen. Dies berichtet das IT-Wirtschaftsmagazin "CIO" in seinem aktuellen Heft und stellt vor, wie Unternehmen mit intelligentem Mail-Management die elektronischen Daten rechtskonform speichern können.
Für die Unternehmen besteht die größte Herausforderung darin, das enorme Datenvolumen richtig zu managen, denn E-Mail-Archivierung ist weit mehr als nur das Speichern auf einen herkömmlichen Datenspeicher. So dürfen etwa private E-Mails aus Datenschutzgründen nicht einfach mitarchiviert werden. Deshalb warnen Experten bei der Einführung von Mail-Management-Systemen in den Unternehmen auch vor einem "Hauruck-Verfahren". "Es müssen eine rechtssichere Umgebung geschaffen und Richtlinien definiert werden - etwa für die Filterung", so Leo Kistner, beim US-Unternehmen Legato zuständig für Messaging Solutions, gegenüber "CIO".
Die Anwender können zwischen zwei Gruppen von E-Mail-Archiven wählen: Bei der "interaktiven Archivierung" entscheiden die Nutzer selbst, welche E-Mails sie archivieren; bei der "regelbasierten Archivierung" bestimmt der Administrator gemäß der Unternehmens-Leitlinien, welche E-Mails wie und wann abgelegt werden. Einmal eingerichtet, laufen diese Prozesse dann automatisch ab. Die meisten Archivierungs-Systeme arbeiten dabei nach dem gleichen Prinzip: Die elektronische E-mail wird in den ursprünglichen E-Mail-Text und die Anlagen aufgeteilt. Die Anlagen werden selbstständig verschlagwortet und so einfach recherchierbar. Einige Systeme, wie Archive Store von Connected, verschlüsseln die Dokumente zusätzlich.
Mit den Mail-Management-Systemen steigt für die Unternehmen aber nicht nur die Rechtssicherheit, sondern laut einer Anbieterstudie lassen sich mit professionellen Systemen auch Kosten sparen, so "CIO".
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