24. Juli 2006 09:28 Uhr
E-Mail-Archivierung: Unternehmen verstoßen gegen das Handelsgesetz!
Heidelberg - Viele deutsche Unternehmen brechen beim Steuerrecht tagtäglich das Gesetz - und das häufig sogar wissentlich: Nur eine Minderheit der Firmen archiviert ihre steuerrelevanten E-Mails vorschriftsgemäß. Das Handelsgesetzbuch verlangt, diese Dokumente sechs Jahre lang aufzubewahren. Studien von Unternehmensberatungen zeigen, dass viele Firmen noch nicht in der Lage ist, die gesetzlichen Vorgaben vollständig zu erfüllen. Auch wenn sich Manager, Controller und Juristen dessen zunehmend bewusst werden: Noch immer gibt es hier in einigen Unternehmen einen "rechtsfreien Raum".
Ein Grund dafür ist die explosionsartige Zunahme der elektronischen Korrespondenz, die viele Unternehmen bei der Archivierung überfordert. Vor hohen Strafzahlungen bewahren kann Firmen eine relativ neue Technologie, mit der sich Textdokumente automatisiert auswerten lassen: So genannte Text-Mining-Verfahren sind in der Lage, den Sinn eines Textes zu entschlüsseln. Text-Mining-Software kann also zum Beispiel archivierungspflichtige E-Mails von nicht archivierungspflichtigen unterscheiden. Ein Unternehmen erkennt damit sofort, welche seiner E-Mails steuerrelevant sind und welche gelöscht werden können.
"Text Mining macht sich zu Nutze, dass Sprache unabhängig von Inhalt und Form eines Dokuments eindeutig gegliedert ist. Gelingt es, die komplexe Struktur eines Textes aufzuschlüsseln, so können die zentralen Informationen herausgefiltert werden, ohne dass ein Mensch die Dokumente in die Hand nehmen oder auf den Bildschirm holen muss. Zugleich lassen sich bislang unentdeckte Zusammenhänge zwischen einzelnen Dokumenten innerhalb einer Textsammlung identifizieren, was bei manueller Bearbeitung sehr aufwändig wäre. Text-Mining-Lösungen erkennen also von selbst, worum es in einer E-Mail oder anderen Texten geht, egal, wie sich der Verfasser ausgedrückt hat", eläutert Ulrich Reincke, Experte des größten deutschen Anbieters von strategisch-analytischen IT-Lösungen SAS.
Das Text Mining könne Geschäftsführer oder andere Verantwortliche davor bewahren, vor Gericht zitiert zu werden, so Reincke.
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